ORDEN FORAL 23/2010, de 10 marzo, del Consejero de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana, por la que se aprueba la Carta de Servicios del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental.
| Sección | I - Comunidad Foral de Navarra |
| Rango de Ley | Orden foral |
Las Cartas de Servicios son documentos de acceso público que constituyen un medio a través del cual las Administraciones Públicas de Navarra informan a los ciudadanos sobre los servicios públicos que prestan.
La Ley Foral 21/2005, de 29 de diciembre, de evaluación de las políticas públicas y de la calidad de los servicios públicos señala que, en el caso de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, cada Departamento y cada organismo autónomo elaborará su respectiva Carta de Servicios en el plazo máximo de tres años desde la entrada en vigor de esta Ley Foral.
Por Decreto Foral 72/2005, de 9 de mayo, el Gobierno de Navarra reguló reglamentariamente las Cartas de Servicios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y de sus organismos autónomos. Igualmente, el diseño y estructura de las Cartas de Servicios fueron establecidos por Orden Foral 119,2005, de 11 de octubre, del Consejero de Presidencia, Justicia e Interior.
En consecuencia, y en ejercicio de las atribuciones que me confiere el art 5.1 del Decreto Foral 72/2005, de 9 de mayo, por el que se regulan las Cartas de Servicios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y de sus organismos autónomos,
ORDENO:
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Aprobar la Carta de Servicios del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental.
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Publicar esta Orden Foral en el Boletín Oficial de Navarra, a efectos de su general conocimiento.
Pamplona, 10 de marzo de 2010.-El Consejero de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana, Juan Ramón Corpas Mauleón.
CARTA DE SERVICIOS DEL SERVICIO DE ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL
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-Identificación.
El Servicio de Archivos y Patrimonio Documental es el organismo adscrito a la Dirección General de Cultura a través del cual el Departamento de Cultura y Turismo ejerce su función de actuar como cabecera del Sistema Archivístico de Navarra. Para ello cuenta con dos centros:
-El Archivo de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra (AACF).
Es el centro de archivo intermedio encargado del tratamiento archivístico de la documentación generada por la Administración Foral una vez finalizada su tramitación y cuando ya no es de uso muy frecuente en las oficinas. Tiene como finalidad recoger, organizar, custodiar, conservar y difundir sus fondos documentales.
Historia: Su origen se remonta a 1983 cuando la Diputación Foral de Navarra acordó que la documentación contenida en la llamada "Sección Administrativa" se encomendase a la Secretaría General, disgregándola así de la documentación histórica custodiada en el AGN. Veinte años después, el Decreto Foral 206/2003 integró ambos centros en el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y en la actualidad, el AACF depende de la Sección de Gestión del Patrimonio Documental (Decreto Foral 73/2005).
-El Archivo Real y General de Navarra (AGN).
Es el archivo de las instituciones del Reino de Navarra así como el archivo histórico de la Comunidad Foral de Navarra. Tiene como finalidad recoger, organizar, custodiar, conservar y difundir sus fondos documentales. La documentación del Archivo Real y General de Navarra es de conservación permanente por su valor para la información y la investigación y por ello presta un servicio preferente a la consulta con fines culturales y de investigación.
Historia: Como su acta de fundación podría considerarse la Real Orden por la que en 1836 se encomendó a la Diputación la custodia del archivo de la recién extinguida Cámara de Comptos.
En 1852, la Diputación Foral ordenó el traslado al nuevo Palacio Provincial de dichos fondos, además de los del llamado Archivo del Reino, que guardaba la documentación de las Cortes y antigua Diputación. Por entonces, se abrió para su consulta a los primeros investigadores e investigadoras.
Posteriormente se le fueron incorporando otros fondos históricos procedentes de instituciones, entidades públicas y privadas, familias y personas. Entre ellos los de Consejo Real (1898), Tribunales Reales y Clero (1929-1935), Protocolos Notariales (1974), Delegación de Hacienda (1993), Gobierno Civil (1996), Audiencia Territorial de Pamplona (1998) o Diputación Foral de Navarra (2004).
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-Misión, competencia y valores.
-Funciones.
El Servicio de Archivos y Patrimonio Documental ejercerá las siguientes funciones:
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Actuar como cabecera o ente rector del sistema archivístico de Navarra e inspirar, facilitar y encauzar las funciones propias de los órganos que lo integren.
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Actuar como cabecera del sistema archivístico del Gobierno, coordinando la emisión de normas que regulen las técnicas de organización, tratamiento, acceso y conservación de los documentos, en todos y cada uno de los estadios en los que se articule dicho sistema archivístico (archivos de oficina, archivos centrales, Archivo Administrativo y Archivo Histórico).
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Elaborar y someter a la aprobación de los órganos competentes los reglamentos y otras normativas precisas para la correcta gestión, conservación y protección del patrimonio documental del Gobierno de Navarra.
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Planificar y controlar la ejecución de las actuaciones administrativas y la programación de actividades en materia de archivos.
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La supervisión y coordinación superior de las funciones específicas asignadas a Patrimonio Documental y al Archivo General de Navarra.
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Tramitar los expedientes para la declaración de bienes de interés cultural relativos al Patrimonio Documental.
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Establecer los criterios técnicos para la conservación y la protección del patrimonio documental.
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Inspeccionar el patrimonio documental en los términos que establece la legislación vigente.
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Fomentar la conservación y protección del patrimonio documental de Navarra, mediante la ejecución de las acciones previstas en la legislación vigente y la gestión de las ayudas que se establezcan para la conservación de bienes documentales.
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Formar, mantener y organizar, para su consulta, los archivos documentales y técnicos del Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra.
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Intervenir en cuantos otros programas promueva el Departamento de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana en materia de bienes del patrimonio documental.
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Instruir los expedientes administrativos correspondientes a las funciones antedichas.
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Aquellas funciones que le encomiende o delegue el Gobierno de Navarra o el Consejero de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana.
-Valores
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Garantizar el cumplimiento de los derechos y principios democráticos de:
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Derecho a la información.
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Publicidad y transparencia administrativa.
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Fomento de la investigación científica.
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Acceso de la ciudadanía a los archivos y registros administrativos de acuerdo a la normativa vigente.
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Derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
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Protección de datos de carácter personal.
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Garantizar la protección y enriquecimiento del patrimonio documental.
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Principio de economía, celeridad, agilidad, eficacia y eficiencia.
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Principio de legalidad.
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Garantizar la interconexión de las Administraciones de acuerdo con el principio de colaboración entre administraciones.
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-Servicios que presta, compromisos que adquiere e indicadores de cumplimiento.
-Servicios.
3.1. Consulta de documentos.
El Archivo Real y General de Navarra cuenta con 32 puestos individuales en su Sala de Consulta y 30 en su Biblioteca. El Archivo de la Administración de la Comunidad Foral, a su vez, cuenta con 5 puestos en la Sala de Consulta y Biblioteca. Todos los puestos están dotados de tomas eléctricas para uso de ordenadores portátiles. Ambos centros cuentan también con ordenadores para el acceso a las bases de datos del archivo y al catálogo de la biblioteca.
3.1.1. Información y asesoramiento.
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Orientación sobre fondos propios del Archivo.
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Información y orientación bibliográfica, tanto presencial como por vía telemática.
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Orientación sobre el manejo de los instrumentos de descripción y bases de datos disponibles en la sala de consulta y biblioteca.
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Asesoramiento en la búsqueda y localización de documentos.
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Normas de reproducción de documentos.
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Limitaciones en el acceso a la documentación.
3.1.2. Tipos de consulta.
Se establecen dos tipos de consulta:
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Consulta interna: la que realiza la entidad productora de la documentación en el ejercicio de sus funciones. A fin de garantizar la confidencialidad, la persona responsable de la unidad productora de cada serie documental o procedimiento administrativo determinará la/las personas autorizadas para su consulta.
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Consulta externa: aquella que se efectúa por una entidad o persona diferente al titular de la documentación.
En el caso de la documentación que no esté evaluada como de libre acceso, será necesario solicitar su consulta por escrito, con 10 días de antelación, a fin de que el Archivo pueda comprobar si existen restricciones de acceso a la misma.
Podrán consultarse un máximo de 2 unidades de instalación al mismo tiempo.
3.1.3. Peticiones.
Podrá solicitarse para su consulta en sala, por escrito, hasta 10 unidades de instalación diarias (salvo autorización expresa de la persona responsable de la sala de consultas).
3.1.4. Reservas.
Podrá solicitarse, por escrito, la reserva de documentos con antelación, de hasta 3 unidades de instalación y por un plazo máximo de 5 días. La reserva caducará si la persona usuaria no realiza la solicitud de consulta en las primeras 24 horas del plazo de reserva.
3.1.5. Documentación de otros archivos.
El Archivo Real y General de Navarra ofrece la posibilidad de consultar copias de diversos fondos documentales referidos a Navarra que se encuentran depositados en otros archivos y bibliotecas. Dichas copias se encuentran en diferentes soportes (microformas, copias digitales, fotografía, etc) y son puestas a disposición del público sólo a efectos de consulta.
Para ello, el Archivo cuenta con diverso equipamiento que incluye ordenadores y visores de microfichas y microfilmes. Asimismo, las personas usuarias tendrán acceso a una relación de la documentación de complemento...
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